Stakeholder & community manager

Den Haag, Zuid-holland

Voor onze klant Ictu zijn wij op zoek naar een Stakeholder & community manager

Start	z.s.m.
Einddatum	30-06-2028
Optie op verlenging	ja
Uren per week	12
Locatie	Den Haag
Bijzonderheden	ZZP mogelijk, 1 CV kan ik aanbieden, (dagen) inzet in overleg met team
Deadline	9 september
Sluitingstijd	13.00

Opdrachtbeschrijving

Omschrijf de context van het project/programma waarin de activiteiten plaatsvinden, wanneer en op grond waarvan is het project/programma afgerond en welke rol heeft de professional binnen het project/programma?

Context
Voor het Europese subsidieprogramma EuropAI wordt een medewerker stakeholder & community manager ingehuurd. Het programma richt zich op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden en wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken.
Nederland vervult een coördinerende rol binnen het programma. Het Ministerie van BZK verzorgt de Nederlandse projectorganisatie en coördineert tevens de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie. ICTU ondersteunt het Ministerie van BzK door de levering van tijdelijke professionals specifiek ter uitvoering van de taken zoals omschreven in het projectvoorstel.
De professional voert de opdracht uit in afstemming met de programmamanager EuropAI. De programmamanager bewaakt uitsluitend de aansluiting op de programmadoelstellingen en de op te leveren resultaten.
De stakeholder&community manager stemt af met de programma manager EuropAI van ICTU over de voortgang van het programma. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie in de relatie met opdrachtgever.
Rol van de stakeholder&community manager
Hij/zij ondersteunt draagt bij aan de realisatie van de programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope.

De opdracht bestaat uit het realiseren van de volgende resultaten:

Maken en beheren van de lijst van alle of (internationale) stakeholders (per land)
Beheren van de lijst van geschikte events per deelnemend land die geschikt zijn om EuropAI te presenteren/profileren.
Informatieverstrekking aan de stakeholders betreft d events die er zullen plaatsvinden en bijhouden en inzichtelijk maken welke stakeholders bij welke events aanwezig zijn/participeren.
Regie voeren over de input voor de diverse stakeholderbijeenkomsten en de planning daarvan (services, infrastructuur, adviezen etc.)
Maken van een plan voor en opzetten van community management samen met de werkpakket leider cq het programma management.
Outreach naar en onderhouden van de samenwerking met de twee andere Europese programma’s en de coördinatie CSA in samenwerking met de werkpakketleiders van werkpakket 1 en 4.
Verbinding maken met de EDICS en analyse van de lopende en komende investeringen in het EU-ecosysteem en wat dat betekent voor EuropAI. In kaart brengen wat de investeringen.
Adviseren van programma management op welke manier en wanneer dit te integreren binnen EuropAI.

De rol wordt uitgevoerd binnen een complexe internationale omgeving waarin overheden, uitvoeringsorganisaties, kennisinstellingen en marktpartijen samenwerken.

Einddatum programma
De inzet eindigt bij het opleveren van de deliverables zoals beschreven. Het totale programma loopt tot 31 juni 2029.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

Deelnemen aan diverse overlegorganen die zich bezighouden met en/of verbonden zijn met EuropAI
Het opleveren van producten en adviezen die het programmamanagement ondersteunen bij de uitvoering van het programmaFeedback vanuit de stakeholders overbrengen naar het programma team
Afstemming met vertegenwoordigers van BZK, ICTU en overige betrokken organisaties voor zover noodzakelijk voor het realiseren van de opdracht.alsmede eventuele afstemming met EZK in het kader van EuropAI en andere AI programma’s o/ ontwikkelingen.
Inhoudelijk bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) in afstemming met team communicatie en team ondersteuning.
De professional werkt zelfstandig en deelt zijn werk zelfstandig in op basis van de afgestemde resultaten

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Stakeholder- en consortiummanagement

Actueel stakeholderregister opgeleverd.
Overzicht van relevante internationale events.
Communitymanagementplan.
Adviesdocument samenwerking CSA.
Adviesdocument EDIC-analyse.
Overdrachtsdocumentatie.
Bevordering van effectieve samenwerking tussen de deelnemende landen en betrokken organisaties.

Afronding en overdraagbaarheid

het stakeholderregister is opgeleverd;
het communitymanagementplan is vastgesteld;
de adviesrapportages zijn opgeleverd;
de overdraagbare documentatie is geaccepteerd.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?
Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.

Beoordeling van voortgang en resultaten
De aanpak, voortgang en deelresultaten worden periodiek beoordeeld door de opdrachtgever BZK, in afstemming met het ICTU programma management.

De professional bepaalt zelfstandig de wijze waarop de afgesproken resultaten worden gerealiseerd. ICTU stuurt uitsluitend op de inhoud, kwaliteit, planning en acceptatie van de overeengekomen deliverables.

Beoordelingsmomenten
De resultaten van de opdracht worden periodiek beoordeeld tijdens de uitvoering van het programma op basis van de programmamijlpalen en deliverables.

Beoordelingscriteria
De beoordeling vindt plaats op basis van:

Tijdige en kwalitatieve oplevering van de afgesproken deliverables of deelresultaten.
Effectieve samenwerking tussen internationale partners en met de stakeholders.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

De Europese deadlines kunnen verschuiven in de tijd waardoor ook de mijlpalen voor het programma verschuiven in de tijd.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

Specifieke kennis en expertise van de professional
Voor de uitvoering van het programma EuropAI is specifieke kennis en ervaring nodig die binnen ICTU beperkt aanwezig is.

De professional beschikt over specialistische kennis en ervaring op de volgende gebieden:

Europese governance binnen complexe Europese programma’s en samenwerkingsverbanden, waarbij meerdere overheden, kennisinstellingen, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen betrokken zijn.
Europese subsidieprogramma’s en internationale consortia, inclusief governance-structuren, rapportageverplichtingen, deliverables, milestonebewaking, compliance en subsidieverantwoording richting Europese programmaorganisaties.
Stakeholder- en consortiummanagement in internationale en bestuurlijke omgevingen met uiteenlopende belangen, besluitvormingsstructuren en verantwoordingslijnen.
Het inzichtelijke maken en bewaken van samenhang en afhankelijkheden met en tussen stakeholders en externe partners ter ondersteuning van een effectieve programmauitvoering.

De ingehuurde professional brengt daarnaast ervaring mee met het participeren in programma’s waarbij vele stakeholders actief bijdragen aan de ontwikkeling van de beoogde doelen zoals in het EuropAI-programma.

De hierboven genoemde kennis en ervaring zijn essentieel voor de uitvoering van de opdracht en dienen daarom ook aanwezig te zijn bij een eventuele vervanger van de professional.

Gewenste profiel

Voor deze opdracht wordt gezocht naar een zelfstandig professional die beschikt over:

WO werk- en denkniveau.
Aantoonbare ervaring over in EU projectvoering - of programmacoordinatie op coördinator, werkpakket en taakniveau
Ruime ervaring in het werken in een internationale project omgeving, waarbij gezamenlijk resultaten worden gerealiseerd.
Aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief de bijbehorende gouvernance en internationale samenwerking.
Ervaring met projecten of programma’s in een Europese of internationale context, bij voorkeur met samenwerking tussen meerdere overheden.
Het vermogen om effectief te opereren in een complexe bestuurlijke en internationale omgeving met verschillende stakeholders en belangen.
Per direct beschikbaar.
Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Eisen

De kandidaat voldoet aantoonbaar aan de volgende eisen:

WO werk- en denkniveau.
Per direct beschikbaar voor de start van de opdracht.
Minimaal 5 jaar relevante en aantoonbare ervaring in het speelveld van EU programma’s met (rijks)overheden, bedrijven en research instellingen.
Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met internationale projecten of programma’s waarin wordt samengewerkt met meerdere organisaties of overheden.

Wensen
Nr	Omschrijving	Gewicht	Beoordeling
W1	Relevante en aantoonbare ervaring met de coördinatie van EU-programma's of Europese innovatieprogramma's.	40%	0 - < 2 jaar: 4 punten 2 - <5 jaar: 8 punten 5 jaar of meer: 10 punten
W2	Aantoonbare ervaring met stakeholder en community management binnen de publieke sector binnen Europa.	10%	0 - <3 jaar: 4 punten 3 - <5 jaar: 8 punten 5 jaar of meer: 10 punten
W3	Bekend met AI-beleid en ontwikkelingen in Nederland en de EU, waaronder AI Act, generatieve AI, digitale soevereiniteit en Europese data-ecosystemen.	10%	Geen ervaring: 0 punten >0 - <1 jaar: 6 punten 1 jaar of meer: 10 punten
W4	Relevante ervaring met multidisciplinaire samenwerking in internationale programma’s met meerdere overheden en partners.	30%	0 - < 1 jaar: 2 punten 1 - <3 jaar: 6 punten 3 jaar of meer: 10 punten

Prijs
Gewicht van prijs bij beoordeling	10%

ICTU behoudt zich het recht voor om indien onverwacht een te hoog uurtarief (qua budget) wordt aangeboden, om op basis hiervan een kandidaat als niet passend te verklaren
Algemeen beoordeling werkzaamheden
De professional verricht het werk naar eigen inzicht. ICTU kan wel aanwijzingen en instructies geven omtrent het resultaat en de doorlooptijd van de werkzaamheden. In geval van samenwerking met anderen vindt afstemming plaats met ICTU, voor zover dat voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig is.