Senior Programma Secretaris BZK/EZK

Voor onze klant ictu zijn wij op zoek naar een Senior Programma Secretaris BZK/EZK
 

Start	zsm
Einddatum	31-12-2027
Optie op verlenging	ja
Uren per week	36
Locatie	den haag
Bijzonderheden	ZZP niet mogelijk 2 CV's kan ik aanbieden
Deadline	18 oktober 13.00
tarief	€82,5 a 92,50

 

Gewenste profiel
Je vervult twee rollen: je bent senior programmasecretaris voor Team Data en secretaris van het Interbestuurlijk Dataoverleg (IDO). Als programmasecretaris ondersteun je het team Data aan BZK-zijde bij het coördineren en voeren van de regie op de prioriteit Data binnen de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) en het programma IBDS. Je houdt samen met de betrokken collega’s zicht op mijlpalen, deadlines en onderwerpen die een besluit vragen. Voor de NDS-voortgangsrapportage zet je de uitvraag uit, bewaak je de aanlevering en vraag je door waar informatie ontbreekt of waar een mijlpaal dreigt te verschuiven. Je brengt de bijdragen samen en bespreekt knelpunten met de programmamanager. Ook organiseer je op verzoek van teamleden afspraken en werksessies met externe partners. Je stemt af wie nodig zijn, brengt beschikbaarheid bij elkaar, regelt de locatie en zorgt dat de deelnemers tijdig over de stukken beschikken. Als secretaris van het IDO ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en opvolging van de volledige overlegcyclus. Je stelt met de voorzitter en de strategisch adviseurs de agenda op en plant vanuit de vergaderdatum terug wanneer stukken, afstemming met partners en voorbespreking gereed moeten zijn. Je onderhoudt zelf contact met de interbestuurlijke partners en bewaakt de tussentijdse deadlines. Als een stuk onvoldoende duidelijk is of partners nog van inzicht verschillen, adviseer je de voorzitter over de vervolgstap. Tijdens het overleg verzorg je de verslaglegging. Daarna bewaak je de opvolging van besluiten en acties en breng je onderwerpen zo nodig opnieuw op de agenda. Over het programma Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS) Het programma Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS) is een meerjarig programma opgezet om de kansen van verantwoord datagebruik binnen de overheid te benutten en om de knelpunten aan te pakken. Het levert een essentiële bijdrage aan de uitvoering van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS). IBDS stimuleert en ondersteunt overheden bij verantwoord datagebruik, samenwerking en innovatie. Het programma IBDS wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het ministerie van BZK, dat in zijn geheel per 1 januari 2027 overgaat naar het ministerie van EZK. De uitvoering en sturing van het programma gebeurt zo interbestuurlijk mogelijk. ICTU is de primaire uitvoerder van het programma IBDS. Als programmasecretaris ben je werkzaam bij de opdrachtgever Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)- per januari 2027 EZK. Je bent onderdeel van het team en je werkt samen met het programma ondersteunende team bij ICTU. Je rapporteert aan de programmamanager en zorgt ervoor dat de programmamanager op het juiste moment over de juiste informatie beschikt om het gehele programma te kunnen overzien. Denk aan de voorbereiding van het bestuurlijke overleggen en voortgangsrapportages, het op orde houden van de (financiële) administratie en het organiseren van bijeenkomsten. Je bent een vlotte, bevlogen programmasecretaris die geen uitdaging uit de weg gaat en je weg weet te vinden in een hectische en complexe politiek-bestuurlijke omgeving, waarin je snel moet schakelen. Je hebt een proactieve servicegerichte instelling en je bent organisatie- en bestuurlijk sensitief. Verder sta je stevig in je schoenen, je zorgt dat ’t werk gedaan wordt, je laat je niet afschepen, je bent stressbestendig en je kunt goed prioriteiten stellen. Daarnaast kun je structuur aanbrengen, werk je nauwkeurig en zelfstandig en behoud je het overzicht. Deze rol is met uitstek geschikt voor iemand die een faciliterende houding heeft, maar zich tegelijkertijd erg betrokken voelt bij de inhoud. Iemand die het belang van het thema datagedreven werken ziet en zich daarin wil verdiepen. Primaire werkzaamheden Programmasecretaris voor Team Data. Je coördineert de bijdrage aan de NDS-voortgangsrapportage: Je zet de uitvraag uit bij collega’s en programmapartners en bewaakt de aanlevertermijnen. Je beoordeelt de bijdragen op volledigheid en vraagt door waar informatie ontbreekt of mijlpalen verschuiven. Je brengt de bijdragen samen in een conceptrapportage en bespreekt knelpunten met de programmamanager. Je organiseert op verzoek van teamleden afspraken en werksessies met externe partners. Je stemt doel, deelnemers, beschikbaarheid en locatie af en zorgt dat de stukken tijdig beschikbaar zijn. Je houdt met de betrokken collega’s zicht op mijlpalen, afhankelijkheden en onderwerpen die een besluit vragen. Voor het opdrachtgeversoverleg tussen BZK en ICTU beoordeel je de voortgangsinformatie van ICTU en de programmaonderdelen. Je bespreekt met de programmamanager welke risico’s en beslispunten aandacht vragen. Secretaris van het IDO. Je coördineert de volledige overlegcyclus: Je plant vanuit de vergaderdatum terug en bewaakt de deadlines voor aanlevering, afstemming, voorbespreking en verzending. Je beheert de IDO-mailbox en bereidt met de voorzitter en strategisch adviseurs de agenda en stukken voor. Per onderwerp maak je duidelijk wat van het IDO wordt gevraagd. Je stemt rechtstreeks af met interbestuurlijke partners. Bij ontbrekende stukken of uiteenlopende standpunten adviseer je de voorzitter over de vervolgstap. Je verzorgt de verslaglegging en legt besluiten, acties, verantwoordelijken en termijnen vast. Je bewaakt de opvolging bij de actiehouders en brengt onderwerpen zo nodig opnieuw op de agenda. Het onderhouden van contacten met leden van het programmateam, werkgroepen en het interbestuurlijk data overleg (IDO), klankbordgroepen en externe partijen zoals opdrachtnemers. Financieel-administratieve werkzaamheden voor opdrachten / bijdragen / subsidies die in het kader van het programma plaatsvinden. Actieve deelname aan de inhoudelijke besprekingen. Zorgdragen voor verspreiding van relevante ingekomen stukken binnen het Team Data bij BZK/EZK. Het documenteren en archiveren van voor het programma relevante documenten. Gevraagde competenties; Plannen en organiseren Analytisch denkvermogen Proactief en servicegericht; ziet wat er moet gebeuren. Omgevingsbewust en in staat om effectief te schakelen met de juiste personen op het juiste moment Goede communicatieve vaardigheden Informatie verzamelen en daarvan heldere rapportages maken voor opdrachtgever en stakeholders Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; Samenwerken; Resultaatgericht; Accuraat. Nuchter en hands-on; Kennis en werkervaring: Voelt zich thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving; Ervaring met complexe (overheids)programma’s Bekendheid met de (digitale) overheid is een must; Kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie; Ervaring met bestuurlijke verslaglegging en het bewaken van besluiten en acties; Gedegen kennis van het MS office pakket.
Eisen
De kandidaat beschikt over minimaal hbo-werk- en -denkniveau. Dit wordt aangetoond met afgeronde HBO of WO opleiding. De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar, waarvan minimaal 3 jaar recente aantoonbare ervaring met programmaondersteuning, projectondersteuning of programmabeheersing binnen een politiek bestuurlijke overheidsorganisatie en een divers stakeholderveld zowel intern als extern bij voorkeur binnen de (digitale) overheid. De kandidaat is gedurende de overeengekomen opdrachtperiode minimaal 24 uur per week beschikbaar.
Wensen
Nr	Omschrijving	Gewicht	Beoordeling
W1	Aantoonbare recente ervaring met het zelfstandig coördineren van een bestuurlijke overlegcyclus met meerdere overheidspartners, inclusief afstemming met externe stakeholders en advisering aan een voorzitter, opdrachtgever of programmamanager	30%	> 5 jaar ervaring = 10 punten  > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten  > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten  < 1 jaar ervaring = 2 punten  Geen ervaring = 0 punten
W2	De mate waarin de kandidaat heeft aangetoond overzicht te kunnen houden over de voortgang van een programma (o.a. programma beheersing, bewaken mijlpalen en beoordelen voortgangsinformatie)	25%	Uitstekend (10 punten) Beschrijft hoe de kandidaat zelfstandig een samenwerkingsknelpunt heeft gesignaleerd en gericht actie heeft ondernomen. Onderbouwt hoe verschillende belangen zijn verkend en mogelijke vervolgstappen met de voorzitter, opdrachtgever of programmamanager zijn afgewogen. Maakt concreet welke werkbare afspraken of onderbouwde vervolgstap daarmee zijn bereikt. Goed (8 punten) Toont zelfstandig initiatief en een duidelijke adviesbijdrage aan bij een samenwerkingsknelpunt. De afstemming en het resultaat zijn concreet, maar de belangenafweging of onderbouwing van de gekozen vervolgstap is minder volledig. Voldoende (6 punten) Toont een concrete eigen bijdrage aan samenwerking en advisering aan. Het initiatief is herkenbaar, maar de eigen afwegingen en het effect van de aanpak zijn beperkt uitgewerkt. Matig (2 punten) Benoemt vooral contacten, overleggen en algemene eigenschappen zoals pro activiteit. Maakt nauwelijks duidelijk welk initiatief is genomen of welk advies is gegeven. Onvoldoende (0 punten) Geeft geen relevant praktijkvoorbeeld of maakt de eigen bijdrage aan proactieve samenwerking en advisering niet concreet.
W3	Pro-actief werken en ook sparring partner kunnen zijn bij de samenwerking met verschillende interbestuurlijke partners	20%	> 5 jaar ervaring = 10 punten  > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten  > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten  < 1 jaar ervaring = 2 punten  Geen ervaring = 0 punten

NB: Toetsing vindt plaats op basis van het cv en een schriftelijke toelichting in het cv. De kandidaat beschrijft per wens concrete ervaring met de context, eigen rol, aanpak en resultaten. Tijdens een eventueel verificatiegesprek worden de beschreven voorbeelden verdiept. De schriftelijke onderbouwing en de verdieping daarvan tijdens het interview vormen gezamenlijk de basis voor uiteindelijke score.
 

Prijs
Gewicht van prijs bij beoordeling	25%

ICTU behoudt zich het recht voor om indien onverwacht een te hoog uurtarief (qua budget) wordt aangeboden, om op basis hiervan een kandidaat als niet passend te verklaren
Algemeen beoordeling werkzaamheden
De professional verricht het werk naar eigen inzicht. ICTU kan wel aanwijzingen en instructies geven omtrent het resultaat en de doorlooptijd van de werkzaamheden. In geval van samenwerking met anderen vindt afstemming plaats met ICTU, voor zover dat voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig is.

BYOD
ICTU biedt BYOD voorzieningen aan voor externe medewerkers. Van de externe medewerker wordt verwacht dat diegene beschikt over een passend apparaat (laptop) en een mobiele telefoon om diens werk uit te voeren. Aan de externe medewerker gevraagd (digitaal) akkoord te gaan met het ingevoerde reglement zakelijke apparatuur.
Tijdens het intakegesprek zal dit reglement op hoofdlijnen worden doorgenomen. ICTU hanteert voor ICT voorzieningen een N-1 beleid, concreet betekent dit dat naast de huidige versie, 1 lagere voorgaande versie, mits door de leverancier ondersteund, wordt toegelaten tot de ICTU infrastructuur.
 

Met vriendelijke groeten,

Graag ontvang ik CV, tarief en beschikbaarheid en separaat motivatie (niet door AI gegeneerd) en toelichting eisen (puntsgewijs) ; bij aanbieding ontvang ik graag  een aanbiedingsformulier dat door ons verstuurd wordt.

vriendelijke groet,
Arnold Vonk
Recruitment consultant

Savannahweg 71 | 3542 AW | Utrecht |  +31 30 20 72 005

info@flexvalue.nl | FlexValue | home