Voor onze opdrachtgever ICTU zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris
 

Start	01-10-2025
Einddatum	31-12-2026
Optie op verlenging	Nee
Uren per week	32
Locatie	Den Haag, (soms) Utrecht + Remote (woensdagen op locatie in Den Haag, rest van de dagen in overleg; Den Haag, Utrecht of Remote)
Bijzonderheden	Deze aanvraag is geschikt voor een ZZP'er. 2 CV's kan ik aanbieden echter 1fte wordt er gevraagd
Tarief	ICTU heeft ggeen max. tarief gegeven, graag marktconform aanbieden (indicatie rond de 80 E / 90E)
Deadline	15-09-2025 om 09.00

Opdrachtomschrijving
 

1. Wat is de reden om een professional in te huren? Toelichting: De reden achter de inhuurbehoefte geeft een sterke indicatie over de aard van de opdracht.

Specifieke expertise: er is behoefte aan een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks aanwezig is bij de opdrachtgever Beschrijf waarom dit het geval is: Binnen het programma IBDS – Federatief Datastelsel (FDS) bij ICTU is er onvoldoende kennis en capaciteit aanwezig op het gebied van projectsecretaris (inhoudelijke ondersteuning). De kandidaat ondersteunt het FDS team en haar opdrachtgever van BZK door het organiseren, faciliteren en documenteren van de teammeetings, FDS werkgroepen (samen met de inhoudelijk verantwoordelijke collega), het netwerk van datastelsels, het Tactisch Overleg FDS, etc.

2. Voert de professional het geheel van het takenpakket van de interne medewerker uit? Ja/Nee

Nee, de werkzaamheden behelzen geen werkzaamheden die tot de kernwerkzaamheden van ICTU behoren. De werkzaamheden behoren op basis van huidige inzichten ook niet tot een functie die in de nabije toekomst ingevuld gaat worden door een eigen medewerker van ICTU.

3. Gaat personeel van de opdrachtgever de professional werkinhoudelijk aansturen? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: hiermee wordt niet bedoeld overleg over de voortgang van het project.

Nee, professional is volledig zelfstandig in het bepalen van zijn werktijden en stemt in onderling overleg de op te leveren (deel)resultaten af. De professional realiseert volgens eigen inzicht en volgens afgesproken kwaliteitsnormen de gedefinieerde (deel)resultaten. Er wordt geen werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag op de professional uitgeoefend.

4. Gaat Opdrachtgever de professional (periodiek) inhoudelijk beoordelen? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: hiermee wordt niet bedoeld overleg over de voortgang van het project.

Nee, er worden geen functionerings- of beoordelingsgesprekken met de professional gevoerd. Er vindt periodiek overleg plaats op het behalen van de (deel)resultaten en een eindoverleg bij de oplevering van het eindresultaat.

5.Bepaalt de professional zelf hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: mits passend binnen de bedrijfsvoering van de opdrachtgever.

Ja, de professional deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Hij/zij verricht deze naar eigen inzicht. De professional houdt zich aan wettelijke normen en onderling gemaakte afspraken, over de oplevering van het resultaat/de resultaten en de doorlooptijd van de werkzaamheden.

6. Is de professional vrij om zichzelf in de uitvoer van de opdracht te laten vervangen? Ja/Nee en toelichten

Ja, mits over dezelfde kennis en kunde beschikt en na overleg en goedkeuring ICTU.

7.Zijn er binnen de afdeling ook interne medewerkers die dezelfde werkzaamheden uitvoeren? Ja/Nee

Nee, ICTU heeft geen medewerkers in dienst die dezelfde werkzaamheden uitvoeren en geen vacatures voor dezelfde werkzaamheden open staan.

8. Wie voorziet de middelen en materialen die nodig zijn voor de opdracht? Specificeer of van de professional verwacht wordt eigen gereedschap en materialen te gebruiken.

De professional voorziet zich van eigen middelen en materialen.

 

Omschrijf de context van het programma waarin de activiteiten plaatsvinden, wanneer en op grond waarvan is het programma afgerond en welke rol heeft de professional binnen het programma?

Beschrijving programma:  Data zijn onmisbaar bij de aanpak van grote maatschappelijke opgaven en voor (proactieve) dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit vraagt steeds vaker om datadeling over domeinen heen. Samen met interbestuurlijke stakeholders ontwikkelt het programma Realisatie IBDS daarom een Federatief Datastelsel (FDS). Dat datastelsel faciliteert het zoeken, delen en in samenhang toepassen van hoogwaardige data uit verschillende databronnen voor meervoudig gebruik. Transparant en controleerbaar, zodat burgers en bedrijven het datagebruik van de overheid kunnen vertrouwen. Het FDS is geen ICT-systeem of datapakhuis, maar een afsprakenstelsel met afspraken, standaarden, voorzieningen en stelselfuncties. Omschrijving einde programma: De inzet van de professional is direct gerelateerd aan het programma Realisatie IBDS.   Het programma is gebaseerd op een meerjarenaanpak waarbij de einddatum voorlopig staat op 2031. Per jaar wordt een jaarplan opgesteld en worden de projecten voor dat jaar en de invulling afgestemd met de opdrachtgever BZK. De inzet is beperkt tot dit programma maar geeft geen rechten aan de duur van inzet voor de professional.  Welke rol heeft de professional binnen het programma: Voor het FDS-team, een multidisciplinair team met vakinhoudelijke specialisten, community en communicatie collega’s, ondersteuning, architecten en ontwikkelaars, zoeken we vervanging van onze projectondersteuning. In deze rol ondersteunt de kandidaat primair het FDS team en de opdrachtgever van BZK met het organiseren, faciliteren en documenteren van de teammeetings, FDS werkgroepen (samen met de inhoudelijk verantwoordelijke collega), het netwerk van datastelsels, het Tactisch Overleg FDS, etc. Het gaat hier dus verder dan alleen ondersteuning; we verwachten dat de kandidaat ook helpt bij het vormgeven van de manier waarop we als team intern én extern samenwerken.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:  Het organiseren en faciliteren van FDS team en opdrachtgever sessies zoals teamoverleg, Tactisch Overleg FDS, Netwerk van Datastelsels, FDS thema werkgroepen, etc. Onder organiseren en faciliteren wordt oa verstaan: Plannen van sessies Opstellen van agenda’s Vastleggen van actiepunten en helpen bewaken van de voortgang Ondersteuning van collega’s bij de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) Ondersteunen van projectleiding bij het rapporteren over de doelen, activiteiten, etc Het documenteren en archiveren van voor het programma relevante documenten en het ‘schoon’ houden van de teamsomgeving Ondersteunen van community management in al haar werkzaamheden Team FDS vertegenwoordigen bij het opzetten en uitwerken van een IBDS breed in te zetten ‘funnel’ waarmee de FDS deelnemerspecifieke mijnpalen en algemene mijlpalen overzichtelijk beschikbaar zijn.

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:  De deelresultaten betreffen een overzichtelijke teamsomgeving waarin duidelijk zichtbaar is wat de actuele informatie en wat historische informatie is. Daarnaast een toegankelijk overzicht met alle sessies die gepland zijn (incidenteel of regulier), welke agenda per sessie er is/was, de gespreksverslagen en bijbehorende actielijst inclusief actie eigenaren.   Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.   Zie de deelresultaten. Resultaten worden volgens Agilemethode elk kwartaal geconcretiseerd tot deelresultaten. Op deze wijze kan maximaal worden ingespeeld op alle in- en externe factoren (wendbaarheid). Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:  Hoewel het FDS iteratief wordt ontwikkeld en er continue ingespeeld moet worden op de veranderende omgeving is het eerste succes te definiëren door een groeiend aantal deelnemers die geholpen door ondersteuningsproducten en een helder afsprakendocument de transitie ingezet hebben richting een moderne manier van gegevens uitwisselen en actief bijdragen aan de ontwikkeling van het FDS.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?

De voortgang wordt beoordeeld op basis van:   Periodieke overleg waarin de activiteiten van de kandidaat besproken worden Betrokkenheid en tevredenheid van de doelgroep, gemeten door feedback De beoordeling van de resultaten vindt plaats via:   Kwartaaloverleg voor het behalen van de (deel)resultaten en een eindoverleg bij de oplevering van het eindresultaat. De voortgang, deel- en eindresultaten worden schriftelijk vastgelegd in kwartaalrapportages en deze worden mondeling toegelicht. Feitelijke vaststelling van de producten/resultaten behorende bij de eerder genoemde lijst van activiteiten

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

De werkzaamheden worden uitgevoerd conform het realisatieplan van IBDS. Aangezien het een meerjarenaanpak betreft met een interbestuurlijke samenwerking, kunnen wijzigingen in prioriteiten en planning optreden. Deze worden afgestemd binnen de vastgestelde governance. Hierdoor kan er sprake zijn van uitloop.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

Relevante, aantoonbare ervaring in rol als projectondersteuning waarbij deze ook actief bijdraagt aan het structuren van de teamsamenwerking op een agile wijze.

 

Gewenste profiel
Je bent een vlotte, nuchtere en bevlogen persoon die graag werkt in een hectische omgeving, waarin je snel moet schakelen. Je hebt een proactieve instelling en je neemt initiatief. Je bent down-to-earth en hebt een servicegerichte instelling, waarmee je mensen voor je weet te winnen. Je geeft mensen graag het gevoel dat ze welkom zijn. Verder sta je stevig in je schoenen, je zorgt dat het werk gedaan wordt, je laat je niet afschepen, je bent stressbestendig en je kunt goed prioriteiten stellen. Daarnaast kun je structuur aanbrengen, werk je nauwkeurig en zelfstandig en behoud je het overzicht. Met je meedenkend vermogen ondersteun je de mensen met wie je werkt optimaal. Je herkent jezelf in de onderstaande opsomming:   Voelt zich thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving; Je kan omgaan met verandering; Ervaring met notuleren; Gedegen kennis van het MS Office pakket; Kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie; Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;  Ervaring met het organiseren van events; Proactief en servicegericht; Je vindt agile werken prettig en hebt daar een mening over
Eisen
In de motivatiebrief wordt het voldoen aan onderstaande eisen en wensen duidelijk beschreven:   Kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau Minimaal 5 jaar aantoonbare relevante ervaring als projectsecretaris   Uiterlijk per 1 oktober 2025 beschikbaar
Wensen
Nr	Omschrijving	Gewicht	Beoordeling
W1	Affiniteit en ervaring met werkzaamheden in een politiek-bestuurlijke omgeving.	20%	> 5 jaar ervaring = 10 punten > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten < 1 jaar ervaring = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W2	(Recente) aantoonbare ervaring met ondersteuning van projecten en programma’s	20%	> 5 jaar ervaring = 10 punten > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten < 1 jaar ervaring = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W3	Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met projecten in een complexe stakeholder omgeving	15%	> 5 jaar ervaring = 10 punten > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten < 1 jaar ervaring = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W4	Ervaring met agile werken	25%	> 5 jaar ervaring = 10 punten > 3 – 5 jaar ervaring = 8 punten > 1 – 3 jaar ervaring = 4 punten < 1 jaar ervaring = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
Prijs
Gewicht van prijs bij beoordeling				20%

Graag ontvang ik het CV van mogelijk passende kandidaten. Hou bij aanbieden rekening met de onderstaande punten (zonder deze info kan het CV helaas niet mee worden genomen in de selectie!):

1.Nederlandstalig CV (Word doc.) van max 5 a 6 pagina's. Indien een Engelstalig CV nodig is dan staat dit in de aanvraag bij de eisen vermeld.

2.Motivatie gericht op de vacature. Dit kan kort d.m.v. ja de ervaring heb ik opgedaan / de werkzaamheden heb ik gedaan in de perioden x  bij de organisaties y. Dus puntsgewijs per eis, wens en werkzaamheden (graag deze ervaring & werkzaamheden in het CV vermelden in de betreffende perioden).

Naast de puntsgewijze motivatie van de wensen ook het aantal punten er bij vermelden; zie kolom beoordeling, dit geldt alleen voor de ICTU aanvragen!

3.Volledige naam + de officiële voorletters zoals in het paspoort staat
4.Woonplaats
5.Geboortedatum
6.Vakantieplannen in de komende 3 maanden

Met vriendelijke groet,

Michael Blaauw
FlexValue
+31613778889
michael@flexvalue.nl
www.flexvalue.nl