Voor onze opdrachtgever ICTU zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris
 

Start	03-11-2025
Einddatum	31-12-2026
Optie op verlenging	Nee
Uren per week	24
Locatie	Den Haag + Remote
Bijzonderheden	Deze aanvraag is geschikt voor een ZZP'er. 3 CV kan ik aanbieden, echter 1fte wordt er gezocht
Tarief	90 Euro p/u ex. BTW all-in
Deadline	23-10-2025 om 13.00

Opdrachtomschrijving
 

1. Wat is de reden om een professional in te huren? Toelichting: De reden achter de inhuurbehoefte geeft een sterke indicatie over de aard van de opdracht.

Specifieke expertise: er is behoefte aan een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks aanwezig is bij de opdrachtgever. Er is op dit moment geen programmamanagement ondersteuning beschikbaar bij de opdrachtgever.

2. Voert de professional het geheel van het takenpakket van de interne medewerker uit? Ja/Nee

Nee, de werkzaamheden behelzen geen werkzaamheden die tot de kernwerkzaamheden van ICTU behoren. De werkzaamheden behoren op basis van huidige inzichten ook niet tot een functie die in de nabije toekomst ingevuld gaat worden door een eigen medewerker van ICTU.

3. Gaat personeel van de opdrachtgever de professional werkinhoudelijk aansturen? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: hiermee wordt niet bedoeld overleg over de voortgang van het project.

Nee, professional is volledig zelfstandig in het bepalen van zijn werktijden en stemt in onderling overleg de op te leveren (deel)resultaten af. De professional realiseert volgens eigen inzicht en volgens afgesproken kwaliteitsnormen de gedefinieerde (deel)resultaten. Er wordt geen werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag op de professional uitgeoefend.

4. Gaat Opdrachtgever de professional (periodiek) inhoudelijk beoordelen? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: hiermee wordt niet bedoeld overleg over de voortgang van het project.

Nee, er worden geen functionerings- of beoordelingsgesprekken met de professional gevoerd. Er vindt periodiek overleg plaats op het behalen van de (deel)resultaten en een eindoverleg bij de oplevering van het eindresultaat.

5.Bepaalt de professional zelf hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd? Ja/Nee en toelichten. Toelichting: mits passend binnen de bedrijfsvoering van de opdrachtgever.

Ja, de professional deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Hij verricht deze naar eigen inzicht. De professional houdt zich aan wettelijke normen en onderling gemaakte afspraken, over de oplevering van het resultaat/de resultaten en de doorlooptijd van de werkzaamheden.

6. Is de professional vrij om zichzelf in de uitvoer van de opdracht te laten vervangen? Ja/Nee en toelichten

Ja, mits over dezelfde kennis en kunde beschikt en na overleg en goedkeuring ICTU.

7.Zijn er binnen de afdeling ook interne medewerkers die dezelfde werkzaamheden uitvoeren? Ja/Nee

Nee, ICTU heeft geen medewerkers in dienst die dezelfde werkzaamheden uitvoeren en geen vacatures voor dezelfde werkzaamheden open staan.

8. Wie voorziet de middelen en materialen die nodig zijn voor de opdracht? Specificeer of van de professional verwacht wordt eigen gereedschap en materialen te gebruiken.

De professional voorziet zich van eigen middelen en materialen.

 

Omschrijf de context van het project/programma waarin de activiteiten plaatsvinden, wanneer en op grond waarvan is het project/programma afgerond en welke rol heeft de professional binnen het project/programma?

ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur en op basis van inbesteding. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal. ICTU ondersteunt SZW bij het uitvoeren van het programma ‘Modernisering Applicatie Landschap unit SZW CN’ De RCN-unit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zet zich enerzijds in voor een menswaardig bestaan voor iedereen in Caribisch Nederland en anderzijds voor veilige, gezonde en eerlijke werksituaties en houdt toezicht daarop. De unit keert zodoende namens het Ministerie sociale verzekeringen uit om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor mensen die tijdelijk door bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap niet kunnen werken. Daarnaast is er de onderstandsuitkering om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor inwoners die in een financiële noodsituatie verkeren. Het programma staat onder leiding van een programmamanager. Voor de ondersteuning van de programmamanager zijn wij op zoek een ervaren, inhoudelijke en zelfstandig werkende programmasecretaris.  Omschrijving einde project/programma:  Het programma zal eindigen zodra de implementatie afgerond is.   Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:  Programmasecretaris zal zelfstandig ondersteuning bieden aan de programmamanager binnen het programmabureau.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

De programmasecretaris werkt samen met de programmamanager aan dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve en zelfstandige rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om administratieve zaken. In verband met de stakeholders vanuit het Caribisch gebied kan het voorkomen dat er afstemming is buiten kantoortijden. De secretaris is bereid om, vanwege het tijdsverschil met het Caribisch Nederland, beperkt buiten kantooruren, overlegmomenten (digitaal) bij te wonen. De programmasecretaris zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren: Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops, zoals interne projectoverleggen; Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van verschillende overleggremia, waaronder het stuurgroep-overleg door onder andere zorg dragen voor tijdige ontvangst van de benodigde stukken en het redigeren ervan; Ondersteunen bij het opstellen en bewaken van de planning, begroting en capaciteit; Ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages van het programma; Bijdrage leveren aan de interne communicatie en kennisdeling binnen het programmateam; Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties; Inrichting en beheer van het programmadossier; Zorgen dat relevante informatie over het programma beschikbaar is voor alle betrokkenen; Ondersteunende rol bij het registreren en beheren van risico’s en issues op programmaniveau; Overige administratieve ondersteuning van het project.

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:  Programmaproducten die worden ontwikkeld i.h.k.v. de voorbereidingsfase van het programma, die in het programma-archief terecht zullen komen.   Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.   Oplevering programma-archief.   Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:  Bij decharge van het programma.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?  Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.

Eens per 2 weken wordt met de project verantwoordelijke de voortgang besproken.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

De kans is groot. Op dit moment is het programma in de voorbereidingsfase. De kans is groot dat de rol een vervolg krijgt tijdens de realisatiefase.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

Opzetten/realiseren van programmaproducten die horen bij de realisatie van een programma: met vaardigheden die daarbij horen.

 

Gewenste profiel
De inhoudelijk programmasecretaris is ervaren aanpakker en heeft sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Daarnaast heeft de programmasecretaris affiniteit met Caribisch Nederland of met werken in een interculturele context. Competenties: Inhoudelijk betrokken bij het thema van het programma; Proactieve houding, vooruit kunnen denken; Service minded, ontzorgend; Accuraat; Plannen en organiseren; Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlandse taal).
Eisen
De kandidaat voldoet aan de volgende eisen:   Minimaal een HBO werk- en/ of denkniveau; Beschikbaar per 1 november 2025; Ervaring als programma- of projectsecretaris; Ervaring met het redigeren van documentatie; Ervaring met het notuleren van inhoudelijke overleggen; Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
Wensen
Nr	Omschrijving	Gewicht	Beoordeling
W1	Actuele kennis van- en ervaring met projectmatig werken in grote (rijks)overheidsorganisaties, blijkend uit CV.	20%	≥ 5 jaar = 10 punten > 4 jaar < 5 jaar = 8 punten > 3 jaar < 4 jaar = 6 punten > 2 jaar < 3 jaar = 4 punten > 1 jaar < 2 jaar = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W2	Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops.	15%	≥ 5 jaar = 10 punten > 4 jaar < 5 jaar = 8 punten > 3 jaar < 4 jaar = 6 punten > 2 jaar < 3 jaar = 4 punten > 1 jaar < 2 jaar = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W3	Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning.	15%	≥ 5 jaar = 10 punten > 4 jaar < 5 jaar = 8 punten > 3 jaar < 4 jaar = 6 punten > 2 jaar < 3 jaar = 4 punten > 1 jaar < 2 jaar = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W4	Ervaring met het archiveren van project-/programmadocumentatie, bij voorkeur op de samenwerkingsomgeving van het Rijk.	15%	≥ 5 jaar = 10 punten > 4 jaar < 5 jaar = 8 punten > 3 jaar < 4 jaar = 6 punten > 2 jaar < 3 jaar = 4 punten > 1 jaar < 2 jaar = 2 punten Geen ervaring = 0 punten
W5	Ervaring met een AC-ICT toets op een programma vanuit SZW.	15%	≥ 5 jaar = 10 punten > 4 jaar < 5 jaar = 8 punten > 3 jaar < 4 jaar = 6 punten > 2 jaar < 3 jaar = 4 punten > 1 jaar < 2 jaar = 2 punten Geen ervaring = 0 punten

Prijs
Gewicht van prijs bij beoordeling	20%

Graag ontvang ik het CV van mogelijk passende kandidaten. Hou bij aanbieden rekening met de onderstaande punten (zonder deze info kan het CV helaas niet mee worden genomen in de selectie!):

1.Nederlandstalig CV (Word doc.) van max 5 a 6 pagina's. Indien een Engelstalig CV nodig is dan staat dit in de aanvraag bij de eisen vermeld.

2.Motivatie gericht op de vacature. Dit kan kort d.m.v. ja de ervaring heb ik opgedaan / de werkzaamheden heb ik gedaan in de perioden x  bij de organisaties y. Dus puntsgewijs per eis, wens en werkzaamheden (graag deze ervaring & werkzaamheden in het CV vermelden in de betreffende perioden).

Naast de puntsgewijze motivatie van de wensen ook het aantal punten er bij vermelden; zie kolom beoordeling, dit geldt alleen voor de ICTU aanvragen!

3.Volledige naam + de officiële voorletters zoals in het paspoort staat
4.Woonplaats
5.Geboortedatum
6.Vakantieplannen in de komende 3 maanden

Met vriendelijke groet,

Michael Blaauw
FlexValue
+31613778889
michael@flexvalue.nl
www.flexvalue.nl
Graag ontvang ik het CV van mogelijk passende kandidaten. Hou bij aanbieden rekening met de onderstaande punten (zonder deze info kan het CV helaas niet mee worden genomen in de selectie!):

1.Nederlandstalig CV (Word doc.) van max 5 a 6 pagina's. Indien een Engelstalig CV nodig is dan staat dit in de aanvraag bij de eisen vermeld.

2.Motivatie gericht op de vacature. Dit kan kort d.m.v. ja de ervaring heb ik opgedaan / de werkzaamheden heb ik gedaan in de perioden x  bij de organisaties y. Dus puntsgewijs per eis, wens en werkzaamheden (graag deze ervaring & werkzaamheden in het CV vermelden in de betreffende perioden).

Naast de puntsgewijze motivatie van de wensen ook het aantal punten er bij vermelden; zie kolom beoordeling, dit geldt alleen voor de ICTU aanvragen!

3.Volledige naam + de officiële voorletters zoals in het paspoort staat
4.Woonplaats
5.Geboortedatum
6.Vakantieplannen in de komende 3 maanden

Met vriendelijke groet,

Michael Blaauw
FlexValue
+31613778889
michael@flexvalue.nl
www.flexvalue.nl